«How much is the fish?», или сколько стоит деловое мероприятие
Индустрия организации мероприятий (MICE) — одна из самых динамично развивающихся в мире. Крупнейшие корпорации и государственные структуры выделяют на проведение саммитов, конгрессов, да и простых корпоративов миллионы рублей, долларов и евро. Почему деловые мероприятия стоят дорого, посчитали эксперты Российской ассоциации бизнес-туризма (АБТ-ACTE Russia).
Даже самый профессиональный ивент-организатор не сможет при первой встрече сказать, во что обойдется вам мероприятие. Цены меняются, поставщики могут сделать или не сделать скидку, конгресс-пакет может быть минимальным, а может и all inclusive. Самые прозрачные расходы – это аренда помещения, стоимость проживания в отеле и транспорт. Хотя и здесь цены могут варьироваться в зависимости от времени бронирования, количества ночей и человек. Двух-трехдневный тимбилдинг на Бали может стоить как однодневная конференция в столице России, даже с учетом перелета. Так что, упрощая себе задачу, сегодня остановимся исключительно на Москве и приведем в пример базовые цены, которые могут меняться от сезона к сезону, индивидуальных договоренностей и статуса заказчика.
Транспорт
Транспортные расходы мероприятия во многом зависят от локации проведения и географии проживания участников. Если в столицу прилетают делегаты из других регионов, помимо расходов на авиа- и железнодорожные билеты в бюджет закладывается стоимость трансферов от/до аэропортов. Аренда большого автобуса на 50 человек обойдется в среднем в 1 500 рублей в час. Микроавтобус на 8-20 человек можно заказать за 600-900 рублей в час. Такси по городу от 100 рублей. Индивидуальный трансфер — от 1 000 за подачу.
Площадка
Как показал недавний опрос участников International MICE Geography Show 2018, в качестве площадки для деловых мероприятий организаторы чаще всего выбирают отели и рестораны. Арендовать конференц-зал в отеле можно на несколько часов – это будет стоить 5 000-140 000 рублей в зависимости от звездности отеля и размера площадки. Гостиница в центре попросит за день аренды не меньше 150 000 рублей. А если это, например, пятизвездные The Ritz Carlton или Marriott Aurora, то все 400 000-500 000 рублей. Сэкономить можно, взяв конференц-пакет. Его стартовая цена в Москве начинается от 3 000 рублей на человека. В нее обычно входят аренда помещения, кофе-брейк (или open-coffee), а также парковка и оборудование (но это не всегда, иногда берут отдельную плату за использование скатертей и чехлов на стулья). Хороший ресторан можно арендовать и за 2 000 рублей в час, но не в центре, а где-нибудь на окраине. Центральные ресторанные площадки обойдутся в 10 000-20 000 рублей в час и выше. Но за питание нужно платить отдельно, а это уже как разойдется фантазия.
Размещение в отеле
Этот пункт актуален для мероприятий длительностью более 1 дня либо в случае, когда делегаты приезжают издалека. Как правило, в таком случае бронируется проживание в отеле на 1-2 ночи, а стоимость зависит от звездности и удаленности от центра. Цены на проживание в отелях Москвы начинаются от 3 000 рублей на человека. Размещение статусных гостей обойдется значительно дороже – номера в столичных отелях 4*-5* стоят не менее 6 000 рублей, а брендовые отели в самом сердце столицы обойдутся как минимум в 15 000-20 000 за одноместное размещение.
Питание
Эксперты утверждают, что на еде и напитках экономить нельзя. Ничего нет хуже, когда гость демонстративно достает из сумочки конфетку, чтобы подсластить чашку чая. Если организаторы мероприятия не используют конференц-пакет и рассчитывают расходы на питание как отдельный пункт бюджета, то, например, бизнес-завтрак в ресторане обойдется в 1 500 рублей на человека. Отель в аналогичном случае запросит не менее 3 000 рублей – здесь придется платить и за улыбку секьюрити, и за комфортный холл с гардеробом.