Экономим на трансфере в командировках: советы бывалых

Недавно на форуме АБТ-ACTE Russia в Санкт-Петербурге мы отвечали на вопрос, зачем в компании нужны тревел-менеджер и тревел-политика. Например, одна из их задач – экономить корпоративные расходы на деловые поездки. В частности, и на трансферы в командировках. О том, как это делать, рассказывают наши партнеры из компании Very Good Transfer.

 vgt.jpg

Для начала сразу уточним вопрос: перед кем стоит задача экономии? 

Если это просто гражданин, то для того, чтобы затратить ощутимо меньше денег на трансфер, можно найти попутчика и разделить с ним затраты, воспользоваться автобусным или железнодорожным экспрессом: массовость перевозки напрямую влияет на ее стоимость. Но превзошел всех в экономии М.В. Ломоносов! Можно использовать его исторически-проверенный опыт)). Здесь все определяется степенью любви к себе и уровнем доходов, что часто взаимосвязано.

А вот если рассуждать о компании, перед которой стоит задача экономии на трансферах сотрудников, то есть три основные модели:

1.       Ищем транспортную компанию в регионе, куда едет (часто ездит) сотрудник и каждый раз пользуемся ее услугами.

2.       Оплачиваем услуги такси-агрегатора по факту совершенных сотрудником поездок.

3.       Пользуемся услугами компаний-консолидаторов трансферов.

Далее остановимся на отличиях, плюсах и минусах всех вариантов.

Первая модель – региональная компания - подойдет в случае, если география поездок сотрудников не слишком широкая. На первый взгляд, это самый экономный и привлекательный вариант. Постоянный контракт, фиксированная цена по классу автомобилей, есть человеческий контакт – на стороне поставщика услуги присутствуют понятные «Ира, Маша, и т.д.», с которыми можно проговорить детали поездки, осуществить контроль.

Минусы: региональные компании – это чаще всего «малыши», поэтому бизнес-процессы проходят на уровне звонков, sms и мессенджеров. Как это скажется на вас, как на заказчике, покажем на примере. Может так случиться, что у водителя Пети заболел зуб, он пошел к врачу, думал, что успеет к трансферу, но нет…, то есть не совсем… И Петя сказал менеджеру Ире, что не успевает, но Ира как раз в садик за ребенком пошла, поэтому не сразу позвонила другому водителю Васе, который мог бы за Петю, но тот уже за город уехал… Пришлось Пете как-то поторапливаться от стоматолога и он сделал все возможное... Но ваш пассажир оказался «вредным» и не стал ждать каких то минут 15-20, уехал сам… В общем, готовим уши для историй!

Добавим сюда же факт, что небольшие компании предпочитают работать по предоплате и даже заключенный постоплатный договор не отменит вариантов «не поеду, пока не заплатите» за час до трансфера или рассказа пассажиру о всех тяготах работы «вашей плохой компании». Отдельный challenge для бухгалтерии – получить корректные закрывающие документы. Контрольный в голову – в оригиналах!)) Добавим к общей картине время, которое потребуется на поиск, сопровождение, разговоры, документы…

И резюмируем: очень не просто. Это надо любить!)

Вторая модель – такси-агрегатор. Сотрудник сам оплачивает поездки, а компания ему потом расходы компенсирует. Доступность – это как бы плюс! Про минусы, опять же на примере. Иван Иванович – начальник отдела – поехал на экономе, молодец. А вот Колька – рядовой специалист – заказал бизнес класс, потому что захотел красивой командировочной жизни. Ну, потом ему, конечно, высказали…

А если сотрудников, которые ездят в командировки, 100 или того больше? Как работать с претензиями? С кем обсуждать качество услуги? Каким образом управлять затратами? Как бюджетировать на будущее, ведь даже на экономе в одном городе все время разные цены?

Будем учитывать, что все крупные агрегаторы такси применяют сейчас динамическое ценообразование. Это значит, что стоимость поездки в моменте определяется множеством факторов: кроме удаленности между пунктами А и Б также влияние на цену окажут: сезон, конкретный день, время суток, сложившаяся востребованность на услугу перевозки. В следствие этого стоимость поездки по одному маршруту может отличаться в полтора раза.

Просматриваются две возможности. Первая – лимитировать расходы на трансфер для сотрудников. Скажем, 500 рублей и баста! В этом случае нужно быть готовыми к работе с недовольствами и разбором каждого конкретного случая. Сотрудник же не виноват, что в Урюпинске с него взяли 1000 руб. за самый что ни на есть эконом, и он не уложился… Вторая возможность – заключить корпоративный договор с такси-компанией. Непредсказуемость цен от этого не исчезает, возможность ухищрений прозорливых сотрудников тоже. Но бухгалтерии проще – платит по реестру, а не каждому сотруднику. Отсрочка платежа опять же есть, но за нее возьмут несколько процентов. Загнать эту историю в бюджет можно только через несколько лет систематических наблюдений, и то очень сложно из-за высокой подвижности рынка перевозок.

Резюмируем: при кажущейся простоте администрирования, управление затратами на большом количестве операций неэффективное, прежде всего из-за слабой прогнозируемости.

Третья модель – консолидатор трансферов. Такие компании, в отличие от такси, например, созданы в первую очередь для работы в B2B сегменте, а это значит, что призваны видеть боли и решать задачи корпоративных клиентов. В частности, такие:

- Один контракт на предоставление транспортных услуг с покрытием Россия – Мир. Это означает, что не нужно будет больше никого искать, транспорт будет предоставлен в Волгограде, Мурманске, Баку, Иерусалиме, Чикаго и так далее.

- Предоставление в рамках этого контракта автомобилей разных классов, от стандарта до полноразмерных автобусов. Оговоримся здесь, что количественно это может быть до нескольких сотен автомобилей в одном городе.

- Фиксированные цены по самым востребованным направлениям и классам автомобилей. Вот она реальная возможность управления затратами на трансферы для сотрудников компании!

- Прием и выполнение заявок в on-line и off-line 24/7.

- Включение стандартов тревел-политики, «табеля о рангах» и требований к качеству оказания услуги в SLA-соглашение и в настройки личного кабинета. После подписания такого соглашения ответственность за то, чтобы «Колька» не катался на бизнесе, переносится на консолидатора, как и за другие детали, которые являются значимыми для вас.

- Закрепление выделенного менеджера, готового к диалогу как по организации работы, так и по каждой конкретной поездке.

- Постоплата без процентов за разумную отсрочку.

- Наконец, закрывающие документы с ощущением «эти ребята знали, как нам надо».))

Минусы тоже есть. Например, приходилось как-то слышать такой комментарий, что при работе с консолидатором ускользает ощущение личного контроля в моменте. То есть кто-то совершит какой-то набор действий без твоего участия и предоставит уже финальный результат – выполненный трансфер, например. Не все могут с этим справится!) Но те, кто это пережил, однозначно повзрослели и повысили эффективность управления процессом для своей компании.

Ни в одной из описанных моделей нет однозначного идеала. Прежде всего потому, что и в Москве, и в Стамбуле, и в Магнитогорске работают люди, заказчики и исполнители транспортных услуг. Но мы надеемся, что представленный нами небольшой анализ поможет вам сориентироваться среди имеющихся вариантов и приблизит к идеалу.

С точки зрения экономии на трансферах, как было заявлено в теме обзора, а точнее - управления затратами на транспортные услуги, необходимо выбрать такую модель, при которой на вашей стороне всегда будет компания-союзник, прилагающая реальные усилия и действующая в ваших интересах, стремясь к оптимизации ваших расходов и поддержанию высокого уровня качества услуг.

Совсем здорово, если сотрудники такой компании, так же, как и мы в VGT, любят дело, которым занимаются!))

Роман Михайлин,

Директор по развитию Very Good Transfer