Управление спросом: сокращение издержек в тревел-менеджменте при помощи дистанционных технологий
Управление спросом в тревел-менеджменте предполагает сокращение расходов на деловые поездки при помощи набора требований, правил и предписаний. В частности, один из важнейших элементов корпоративной тревел-политики — выбор при организации деловой поездки того поставщика тревел-услуг, которому отдает предпочтение компания и с которым ее связывают соглашения и договоренности. Это касается авиакомпаний, отелей, ТМС, а также способов и каналов бронирования, платежных карт.
Один из самых актуальных способов урезать тревел-расходы в условиях развития информационных технологий — это сокращать число командировок за счет использования дистанционных информационных технологий и онлайн-сервисов, то есть проводить веб- и телеконференции.
По мнению руководителя отдела организации поставок немецкого конгломератаSiemens Стивена Шёна, суть управления спросом заключается в том, чтобы тщательно изучать и анализировать, кто, как, когда и зачем/с какой целью отправляется в деловую поездку. Он отмечает, что в Siemens все усилия по управлению спросом направлены на то, чтобы ограничить количество зарубежных командировок в пользу внутриофисных встреч и конференций при помощи веб-технологий и телекоммуникационных средств. Если же избежать или отменить деловую поездку невозможно, то в корпорации постараются отправить как можно меньшее число сотрудников.
Тревел-менеджер международного концерна Philips Electronics М. Джон Гуарнери рассказывает, что его компания обеспечивает всех работников специальными шаблонами, которые помогают выбрать наиболее подходящее средство проведения деловой встречи или конференции. В этих шаблонах указывается максимально полная информация: необходимое аудио- и видеооборудование; график, план и программа встречи; максимальное число участников; необходим ли совместный доступ к экрану; будет ли производиться обмен файлами и контентом, синхронный просмотр сайтов и мультимедиа; инструкции по эксплуатации.
Чтобы оценить экономическую выгоду от подобных дистанционных альтернатив деловым поездкам, Philips использует специальную информационную матрицу, которая позволяет сравнивать затраты на проведение виртуальных и реальных встреч и конференций. Для этого в матрицу вносятся данные о стоимости авиабилетов, неблагоприятных экологических последствиях каждого перелета (количестве вредных выбросов в атмосферу), средней стоимости суточного проживания в гостинице в месте назначения деловой поездки, средней стоимости питания.
Что касается конкретных технологий, то Siemens несколько лет назад установила на рабочие столы корпоративных компьютеров программы, позволяющие организовывать онлайн-встречи и проводить веб-конференции в специальных виртуальных «комнатах». По словам г-на Шёна, адаптация сотрудников прошла на удивление легко и быстро, и за первый год компании удалось сэкономить $46 млн., причем на тот период только в дочерней структуре Siemensв США. Он подчеркивает, что после того, как программа по внедрению дистанционных технологий достигла более зрелого уровня, можно переключиться с вопроса экономии на вопрос выгод и преимуществ. «Если мы сокращаем объем зарубежных деловых поездок и выездных встреч, наши работники могут уделять больше внимания и чаще встречаться со своими клиентами», — поясняет г-н Шён. Он добавляет, что в подобной ситуации важно добиться не столько сокращения издержек, сколько перераспределения ресурсов, в том числе финансовых, чтобы в итоге это лучше отразилось на компании, ее репутации.
Старший тревел-менеджер американской телекоммуникационной компании Verizon Communications Дебра Голдманн говорит, что она постоянно отслеживает суммы сэкономленных средств от проведения дистанционных конференций. Verizon практикует их в течение почти 10 лет, но лишь 3 года назад начал активно мотивировать своих сотрудников использовать веб-комнаты для деловых переговоров. Более того, компания даже адаптировала свои инструменты для онлай-бронирования под эти цели, установив в меню пункт, запрашивающий причины и основания для деловой поездки. В случае, если сотрудникам необходимо внутреннее совещание или собрание, система автоматически перенаправляет их на специальный сайт, где они могут забронировать проведение аудио-, видео- или веб-конференции. По словам г-жи Голдманн, за счет подобных действий Verizon удалось добиться сокращения тревел-расходов на 25%.
В целом, большинство тревел-менеджеров крупных корпораций едины во мнении, что в настоящее время необходимо как можно интенсивнее использовать информационные технологии в процессе управления деловыми поездками.
Влада Стеканова, по материалам businesstravelnews.com