Средь шумного бала: как работать с историческим наследием

Нетривиальные площадки для мероприятий – конек АБТ. Музей импрессионизма, Панорама 360° в Москва-Сити, бывший фабричный район Москвы, а в этом году – дворец XIX века в Санкт-Петербурге. Рассказываем, к чему нужно быть готовым, работая с историческим наследием. А заодно знакомим с особняком Трубецких-Нарышкиных, где 23 августа пройдет форум АБТ-ACTE по управлению деловыми поездками.

Welcome-зона

Попадая внутрь старинного особняка, вы сразу видите парадную лестницу, которая ведет на второй, "хозяйский", этаж. Воспользуйтесь этим – в холле можно устроить фото-зону и театрализованную приветственную анимацию. А вот столы регистрации лучше перенести туда, где побольше места, чтобы вся красота не потерялась за входящими и регистрирующимися.

Охрана

Когда мероприятие проходит в закрытом для широкой публики историческом здании, гуляющие по улице зеваки могут воспользоваться случаем заглянуть и полюбоваться внутренними интерьерами. Позаботьтесь о том, чтобы на входе была охрана или консьерж (+ еще один на смену, если мероприятие на весь день, как у нас). Смотрители могут понадобиться и внутри – зачастую это обязательное условие для аренды исторической застройки, чтобы сохранить нетронутыми все ценности и раритеты.

Конференц-пространство

Естественно, что 100-200 лет назад владелец строил дом не для того, чтобы в нем проводили деловые мероприятия. Да, как правило, в богатых особняках были залы для балов и приемов. Но иногда встречается такое расположение комнат, которое не способствует удобству проведения мероприятий. Например, анфилада – не самое лучшее решение для делового общения, а колонны по периметру зала могут закрывать обзор на сцену для части делегатов. Если для мероприятия 100-200+ человек вы не арендуете как минимум Смольный дворец, скорее всего, придется отказаться от рассадки «кабаре» - все же бальные залы частных особняков не были столь большими. Идеальной в таком случае будет рассадка «театр». Кстати, сцена в залах тоже не всегда присутствует. Нам повезло – в особняке Трубецких-Нарышкиных она есть, да еще и с художественной подсветкой.

Питание

Если в особняке есть смежные с основным залом комнаты, считайте, вам крупно повезло – так удобнее расположить столики для кофе-брейка и фуршета, а также зону нетворкинга. Вопрос кейтеринга в случае с исторической архитектурой непростой – в таких объектах особенно страшно случайно залить шампанским стены или поцарапать наборный паркет. Поэтому либо выбирайте кейтеринговую компанию, с которой работает сама площадка, либо проводите тщательный инструктаж персонала, с подробным рассказом о том, что можно и нельзя.

Оборудование

Не ждите, что во дворце для вас проведут сотни метров кабеля и в каждом углу повесят по сабвуферу и усилителю. Конечно, в зданиях, которые позиционируются как площадки для деловых мероприятий, есть стандартный набор техники и иногда мебели для конференций и встреч. Но, подписывая договор, обязательно удостоверьтесь, есть ли на площадке Wi-Fi, экраны, проекторы и другие необходимые вам вещи, а также можно ли воспользоваться собственным оборудованием в случае его отсутствия в особняке. Также поинтересуйтесь, сколько в здании санузлов (раньше-то их и вовсе не было) и оборудованы ли они всем необходимым. Кроме того, возможно вам понадобятся рейлы для одежды гостей, так как гардероб – не обязательная составляющая исторических особняков.

Финансы

И вот, самое болезненное – бюджет. В случае с исторической архитектурой готовьтесь работать «под залог». Так владельцы стараются заранее подложить соломки на случай порчи золоченых зеркал, дубовой мебели, паркета из ценных пород дерева, художественной росписи стен и богемского хрусталя – всего того бесценного исторического наследия, которое нам предстоит передать потомкам. Уточните условия аренды и случайной порчи имущества, проведите тщательный осмотр перед подписанием акта приема-передачи арендуемых помещений. Как правило, добросовестные арендодатели сами указывают в акте все известные им царапины и сколы, но лучше все увидеть своими глазами и перепроверить.

Конечно, готовясь к форуму ACTE в Санкт-Петербурге, мы выбирали из нескольких вариантов площадок. Но особняк Трубецких-Нарышкиных нас буквально покорил! Это нетривиально, стильно и креативно. Как раз подобное пространство хочется использовать для мероприятия в культурной столице России. К тому же, коллаборация истории и современности сейчас в тренде. Регистрируйтесь, и сами все увидите!