Сосчитаем всех: специалисты DATA Forum научат не терять контакты с мероприятий
Как театр начинается с вешалки, так практически любое событие, будь то саммит, отраслевая конференция или международная выставка, начинается с регистрации и аккредитации ее участников и гостей. С регистрации начинается атмосфера, настроение. Эти процессы задают тон всему мероприятию и создают очень важное первое впечатление. Первое впечатление на то и первое, что его нельзя произвести второй раз.
Образ любого мероприятия должен быть законченным. Но, несмотря на развитие event-индустрии, порой изумляет несоответствие информативности и важности заявленных тем, статуса гостей и уровня организации. Например, удивляют длинные очереди на регистрацию, где люди самостоятельно заносят себя в списки, получая в награду «постный» бейдж из-под ножниц усталой девушки-регистратора. Особенно странно, если это форум с платным участием, посвященный инновациям и высоким технологиям. Для участников же самое главное – взять с собой визитки, но у двоих из десяти посетителей, традиционно, визиток с собой не будет. А у оставшихся восьми шанс быть идентифицированным с визиткой через два-три месяца остается весьма призрачный, если за этот срок данные с нее не занесены в СRM. Поэтому шансы на сотрудничество стремятся к нулю. По различным данным, от 50 до 60% контактов, полученных после мероприятия, не обрабатываются. Толщина пачек необработанных анкет и визиток, стыдливо пылящихся в углу офиса, лишний раз подчеркивает прискорбность данного факта. Особенно, если это мероприятие - большая выставка. И это далеко не полный перечень досадных ситуаций, которые происходят изо дня в день.
Вместе с партнерами IMG Show – компанией DATA Forum, мы попытались разобраться, как не допустить повторения таких ошибок в будущем. Специалисты компании предлагают как минимум два инструмента, которые безболезненно решают описанные проблемы: системы электронной аккредитации и электронные визитки.
Системы электронной аккредитации
Аккредитация участников начинается с регистрации на сайте мероприятия – претенденты должны заполнить и отправить специальную электронную анкету. Зарегистрированный участник получает по указанному адресу электронный билет со QR- или штрихкодом. Регистрация посетителя непосредственно на площадке длится не более 10 секунд: сканер электронного билета идентифицирует код билета с информацией о персоне, специальный принтер получает команду на печать бейджа, в макет которого «притягиваются» данные из электронной формы (Ф.И.О., компания, должность). Бейдж готов. На бейджи наносятся специальные RFID-метки, с помощью которых возможно отслеживать перемещения участников и оценивать количество посетителей на всех площадках в режиме реального времени.
Последнее обстоятельство, безусловно не оставит равнодушными те компании, для которых на первом месте стоит эффективность профессиональной подготовки и переподготовки кадров, непрерывного образования. Количество умных фраз, появившихся в лексиконе сотрудника после участия в мероприятии, никак не влияет на решение о повышении квалификации, особенно если речь о тех случаях, когда регулярное повышение квалификации требуется по закону. Это актуально для таких профессий как врачи, фармацевты, педагоги, водители. Нам не безразлично, кто нас лечит, обучает и возит, и подобная электронная система укажет реальное время присутствия человека на обучающих сессиях с точностью до секунд. На этом основании уже возможно принимать решение о выдаче или отказе в выдаче сертификата, подтверждающего прохождение обучения, начислении баллов и т.д.
С коммерческой точки зрения тоже есть свои плюсы: по окончании мероприятия его организатор получает комплексную статистику по каждому участнику / залу / стенду / спикеру. С одной стороны, это является веским аргументом для привлечения спонсоров на следующие мероприятия и отчета по прошедшим, а с другой стороны, будет большим подарком для маркетологов, труд которых станет заметно легче.
Электронные визитки
Лень - главный двигатель прогресса! Но это и прекрасно. Как приятно через день после мероприятия встретиться с будущими партнерами и заключить заранее оговоренную сделку! И как неприятно вместо этого целыми днями заносить данные визиток в CRM, порой безответно надеясь на сотрудничество с их обладателями. Как легко обещать потенциальному клиенту, что интересующие его презентации, прайсы, каталоги, будут направлены ему по приезду в офис, и как сложно сдержать это обещание, если таких клиентов сотни. С внедрением сервиса «Электронные визитки» весь этот «кошмар» улетучивается. Если на мероприятии используются «умные» бейджи, то на выставке, например, на стойку или стенд экспонента устанавливается сканер кода, к которому любой посетитель может приложить свой бейдж. При считывании кода, вся информация с бейджа и из формы регистрации (ФИО, телефон, предмет интереса, должность и т.д.) автоматически попадает в CRM экспонента. В это время на указанный в электронной форме регистрации адрес отправляется информация от экспонента. Кстати, это значит, что больше нет нужды в дорогостоящей печати каталогов, листовок и прайсов. В самом ближайшем будущем использование таких технологий станет правилом хорошего тона, а отсутствие сканеров на стендах будет вызывать, по меньшей мере, удивление.