Первая Образовательная сессия АБТ-ACTE Russia в Санкт-Петербурге привлекла корпоративных покупателей не только из города на Неве
26-27 августа 2014 года состоялась первая Образовательная сессия АБТ-ACTE Russia в Санкт-Петербурге.
Накануне деловой части мероприятия в отеле W, в баре miXup с видом на одну из главных достопримечательностей Петербурга — Исаакиевский собор, был организован networking коктейль. С приветственной речью к гостям обратилась исполнительный директор АБТ-ACTE Russia Юлия Кутина. Она поблагодарила коллектив и руководство W St. Petersburg за возможность пообщаться в столь уютной обстановке, а также немного рассказала о миссии АБТ-АСТЕ Russia
Про особенности отелей, объединенных под брендом W, рассказала директор по развитию в России и странах СНГ компании Starwood Hotels & Resorts Анна Колебаева. Гостиницы W ориентируются на гостей, ищущих баланс между модой и стилем жизни, акцент в отелях W делается на внешних деталях и персональном подходе. Первым отелем сети стал W New York, открывший свои двери в ноябре 1998 года, после чего подобные гостиницы стали появляться и в других крупных городах: Лос-Анджелесе, Сиэтле, Сеуле, Чикаго.
В Европе первым представителем W стал отель в Стамбуле, открытый в 2008 году. Г-жа Колебаева отметила, что бренд W держится на «трех китах» — моде, музыке и дизайне. Недаром команды отелей W постоянно ищут новые таланты (по программе W-talents), участвуют в неделях моды в Милане и Париже, а также пользуются услугами ведущих музыкантов. Например, одной из звезд сети отелей W является Микеланджело Л’Аква — всемирно известный специалист по музыкальному брендингу.
Г-жа Колебаева поблагодарила коллег из АБТ-ACTE Russia за продолжительное и плодотворное сотрудничество. Слова благодарности выразила и директор по продажам W St. Petersburg Мария Чеблакова: «Добро пожаловать в W! Мы впервые принимаем участие в мероприятиях АБТ-АСТЕ Russia и надеемся, что первый раз будет далеко не последним».
Выступление специально приглашенного эксперта, представителя Дома Романовых в России Ивана Сергеевича Арцишевского, на тему «Тонкости делового этикета при организации приемов и „подводные камни“, связанные с ними» вызвало живую реакцию участников коктейля. Г-н Арцишевский привел множество примеров из личного опыта организации мероприятий самого высокого уровня, включая встречи руководителей ведущих мировых держав — России, США, Великобритании, Франции.
«Этикет — это внешняя часть культуры, это система поведения, совокупность культурных традиций общества, — сказал г-н Арцишевский. — Следует помнить, что правила поведения могут различаться в зависимости от формата мероприятия. Так, на светском приеме своеобразное „главенство“ имеют женщина или мужчина преклонного возраста, тогда как во время деловой встречи основную роль играет должностная иерархия. Если какой-либо участник бизнес-переговоров занимает более высокую, чем его партнеры, должность, именно он должен первым их приветствовать. Если же в переговорах участвуют равные по положению стороны, в дело вновь вступает фактор возраста», — подчеркнул г-н Арцишевский.
Докладчик посетовал на то, что зачастую при организации современных мероприятий подменяются понятия. Так, иногда «фуршетом» называют один из видов приема — однако это в корне неверно. «Фуршет» — это тип сервировки, когда участники используют только вилку (от французского fourchette — вилка — Прим. ред.), в отличие от «буфета», когда на пяти десятках столов помещаются все столовые приборы. При этом столы во время фуршета предназначены для того лишь, чтобы ставить на них грязную посуду.
Г-н Арцишевский рассказал и о многих других нюансах делового этикета, а завершил свое выступление пожеланием научиться общаться, причем не только с иностранными партнерами, но и между собой.
Приятной составляющей вечеринки стал розыгрыш призов от отеля W St. Petersburg: счастливчики получили бутылку шампанского Magnum от Алена Дюкасса, два обеда на двоих в ресторане все того же Алена Дюкасса, а также ваучер на проживание в отеле W с включенным доступом в Wet-зону.
Илья Жакашев из UTS Group поделился своими впечатлениями: «Я был приятно удивлен таким подходом к проведению мероприятий, — ведь пришедшие сюда не только участвуют в коктейль-вечеринке, но и с пользой проводят время. Мне очень это понравилось и надеюсь, что АБТ-ACTE Russia еще не раз будет проводить в Санкт-Петербурге свои сессии».
Второй день и, собственно, основную часть Образовательной сессии «Современный тревел-менеджмент. Управление командировками. Организация мероприятий», которая состоялась в Бальном зале гостиницы «Астория», вновь открыла Юлия Кутина, подчеркнувшая уникальность этого события, поскольку раньше Образовательные сессии АБТ проводились только в Москве. Г-жа Кутина поблагодарила за помощь в организации Сессии партнеров: отель «Астория», агентства делового туризма Zelenski Corporate Travel Solutions и UTS Group, технологическую компанию Travelport, ТК «Аккорд», греческую цепочку отелей Helios, международный портал HRS.com, Starwood Hotels&Resorts, Ginza Prime.
С приветственной речью к участникам обратился управляющий отеля «Астория» Пьеро Магрино: «Спасибо АБТ-ACTE Russia за то, что вы выбрали наш исторический отель, в котором довелось останавливаться многим знаменитостям. Для нас это замечательная возможность сохранить лояльность к нашему бренду».
Модератором Сессии стала заместитель исполнительного директора АБТ Екатерина Александрова, которая представила докладчиков и напомнила, что после каждого выступления спикерам можно будет задавать вопросы.
Первым с докладом выступил административный директор Yota Роман Бурков. Он отметил, что за 6 лет его работы в сфере администрирования бизнеса затраты на тревел составили довольно существенную часть (до четверти) общего объема расходов его компании. Роман сравнил разработку и внедрение тревел-политики с ремонтом квартиры — «сложно, но необходимо». Ведь этот документ помогает управлять расходами на бизнес-поездки сотрудников и упрощает процесс оформления командировки. Опять же, если компания имеет грамотную тревел-политику, устанавливается и четкий порядок взаимодействия с другими внутренними сервисами (мобильной связью, транспортом, ДМС). Причем крайне важной частью проекта после разработки регламента является информирование сотрудников о его основных положениях, эффективная коммуникация.
Важным, по мнению г-на Буркова, является и Положение о служебных командировках, наиболее эффективный инструмент взаимодействия с бэк-офисами, которые, в свою очередь, настолько погружены в кадрово-юридический документооборот, что для них просто жизненно необходимо наличие документа, разграничивающего в процессе организации командировки ответственность между работодателем и работником.
Г-н Бурков отметил важность «контроля отклонений» — даже если при планировании поездки были учтены все возможные риски и сложности, иногда все же возникают непредвиденные обстоятельства, которые необходимо отметить и проработать, чтобы избежать их появления в дальнейшем. Впрочем, если даже это и произойдет, у сотрудника уже будет четкая инструкция, как действовать в такого рода ситуации.
На вопрос Екатерины Александровой о том, сколько времени понадобилось на то, чтобы выстроить тревел-политику с нуля, г-н Бурков ответил, что ему хватило трех месяцев.
Вторым докладчиком стал представитель стороны поставщиков тревел-услуг. Доклад Ксении Ребровой из UTS Group на тему «Тревел-политика: важное в деталях» был посвящен своевременной актуализации тревел-политики, вопросу довольно злободневному, ведь компании зачастую используют устаревшие нормы и лимиты, а то и вовсе технологически застревают «в прошлом веке». Здесь роль играют как объективные факторы, связанные с развитием технологий и внедрением новых сервисов, упрощающих процесс бронирования, так и непредвиденные обстоятельства. «Например, изменение агентских комиссий со стороны авиакомпаний может привести и к изменению сервисных сборов со стороны агентств», — сказала г-жа Реброва.
Если говорить о лимитах, прописанных в тревел-политике, то их тоже следует актуализировать — ведь с течением времени цены растут, а компании может потребоваться чаще отправлять сотрудников в командировки. В этом случае следует шагать в ногу со временем, активно использовать инструменты онлайн-бронирования: «Ведь там все автоматизировано, можно легко отследить и оптимизировать все процессы, что приводит к элементарной экономии», — отметила спикер.
При этом г-жа Реброва призывает экономить разумно: «Тревел-политика — это не только лимиты, нужно учитывать и класс обслуживания, и звездность гостиниц, и дополнительные издержки, и многое другое. Сотрудник во время поездки должен чувствовать себя комфортно».
Руководитель тревел группы ЗАО «Лаборатория Касперского» Ирина Костюкова рассказала о тендерах среди поставщиков бизнес-тревел услуг. Сначала она остановилась на природе выбора как таковой, ведь зачастую от принятия правильного решения может зависеть многое, если не все. То же самое происходит и в закупках тревел-сервисов. Мы вынуждены постоянно что-то или кого-то выбирать. Тендер помогает это делать, но ему самому предшествует множество решений. Прежде всего нужно определиться, какой тип тендера использовать есть тендеры закрытые и открытые, тендеры традиционные и тендеры-аукционы и так далее. Потенциальные поставщики также неоднородны — это могут быть TMC (агентства делового туризма), MICE-агентства, авиакомпании, гостиницы, поставщики транспортных и прочих услуг.
Когда все вводные учтены, предстоит пройти основные стадии тендерного процесса. Создать и разослать тендерную документацию, определиться с шорт-листом участников тендера, принять финальное решение, объявить победителя (при этом обязательно уведомить о результатах тендера всех участников, в том числе и проигравших), и уже после этого начать работу по договору.
После кофе-брейка Сессия возобновилась выступлением административного директора «Яндекс.Деньги» Елены Рейзентул. Темой ее доклада стала оптимизация командировочных расходов. По мнению г-жи Рейзентул, эту работу следует вести в трех основных плоскостях — внутри компании, внутри отдела и с поставщиком. Регламент, так или иначе, должен прочитать каждый сотрудник, при этом в документе не должно быть запрещающих слов (типа «нельзя», «запрещено» или им подобных).
Как отметили участники дискуссии, оптимизация расходов — это процесс, который не должен отставать от реалий рынка. Например, после изменения порядка ценообразования железнодорожных билетов, некоторыми было принято решение чаще организовывать поездки в середине, а не в начале или конце недели.
Еще одна возможность сократить тревел-бюджет — более активное использование видео-конференций. Если же речь идет о поставщиках, то, по мнению г-жи Рейзентул, их помощь неоценима при работе с документами и отчетами, в то время как в вопросах контроля расходов вернее всего положиться на собственного тревел-менеджера.
Заключительный доклад представил независимый эксперт в сфере делового туризма и административной поддержки бизнеса Дмитрий Савельев. Он рассказал об управлении проектами и озвучил главные составляющие успешного мероприятия. В управлении проектами важно придерживаться определенной последовательности действий. Все начинается с планирования, включающего в себя анализ финансовых возможностей самой корпорации, а также ресурсов и мощностей поставщиков. После этого можно переходить к проведению тендера. А на заключительном этапе важно закрыть строгую отчетность и провести анализ обратной связи.
Г-н Савельев особо подчеркнул, что любой компании важно знать, что о ней думают ее клиенты. Так, одной из главных причин исчезновения в 1991 году известной американской авиакомпании Pan American стало то, что руководство не одобряло отрицательные отзывы в свой адрес. Сотрудники, занимавшиеся исследованиями рынка, создавали ложную картину «благополучия», тогда как на самом деле критические замечания пассажиров поступали в большом количестве, оставаясь при этом неуслышанными. Это и привело к полному фиаско. Поэтому в отношениях между покупателем и поставщиком услуг в бизнес-тревел очень важна честная и открытая обратная связь.
Говоря об успешном мероприятии, докладчик сделал акцент на географии MICE — соответствует ли выбранное направление поставленным задачам? Каковы визовые нюансы? Какова транспортная доступность и есть ли вообще в этой стране площадка соответствующего качества? Эти вопросы следует ставить в первую очередь. По данным г-на Савельева, наиболее популярными направлениями MICE в мире являются США, Германия (вместе со Швейцарией и Лихтенштейном), а также Испания. Что же касается российских деловых путешественников, то ими гораздо более востребованы Турция, Франция (в первую очередь — Лазурный берег) и страны СНГ.
По завершении выступлений спикеров участники сессии приняли участие в панельной дискуссии. Екатерина Александрова задала аудитории вопрос о стрессах и некомфортном состоянии во время командировок. Анна Маркова из JTI отметила, что в ее компании для сотрудников регулярно проводятся специальные презентации об улучшениях и изменениях в процессе организации командировок, основанных на свежих данных о поездках сотрудников: «Таким образом мы достигаем определенного баланса между стремлением к оптимизации расходов и комфортом наших сотрудников», — заметила г-жа Маркова.
Второй вопрос касался количества TMC, с которым целесообразнее всего сотрудничать покупателю. Хотя многие компании предпочитают иметь дело лишь с одним агентством, участники дискуссии сошлись во мнении, что наличие альтернативного поставщика, особенно такого, который занимается определенными видами или ограниченными объемами услуг, иногда тоже имеет смысл.
В заключительной части Сессии состоялась лотерея, призы для которой приготовили партнеры АБТ-ACTE Russia — UTS Group, Ginza Group, «Аккорд», «Астория».
Анна Маркова из JTI поделилась впечатлениями от Образовательной сессии: «Мне понравились получившиеся очень оживленными дискуссии. В целом, я узнала много нового и обязательно порекомендую коллегам посещать подобные мероприятия АБТ-ACTE Russia».
«Такие мероприятия интересны не только в плане получения новых знаний. Даже если многие вещи тебе уже известны, ты лишний раз убеждаешься в том, что делаешь свою работу правильно, раз твои коллеги делают точно так же. У них возникают такие же вопросы, как и у меня, и это стимулирует развивать все более профессиональный подход к работе», — сказала Татьяна Зимина из Alex Fitness (Санкт-Петербург).
Анна Сысолятина из «БТК групп», ставшая одной из победительниц лотереи, отметила: «Первая Образовательная сессия АБТ в Санкт-Петербурге произвела большое впечатление как уровнем организации, так и подбором полезнейшей информации, которую практически невозможно найти где-либо еще. Она дала знания, которые можно свободно применять на практике».
До конца 2014 года в Санкт-Петербурге также будет проведен Образовательный семинар по географии MICE, а Образовательные сессии запланированы в Казани и Тюмени.
Олег Абарников
Увеличить
