Образовательная сессия АБТ: управляем бюджетом при помощи договоров с поставщиками

Очередная Образовательная сессия Ассоциации Бизнес Туризма (АБТ), посвященная теме «Работа по договорам с поставщиками как инструмент управления бюджетом», прошла в Baltchug Kempinski 17 февраля 2014 года. Мероприятие посетили руководители тревел-департаментов, тревел-менеджеры, административные директора крупнейших российских и международных компаний: Kaspersky Lab, BBDO, Siemens LLC, ФК «Открытие», Bayer, Shell, ГК «Синергия», ОАО «Сургутнефтегаз», Lamoda, Russ Outdoor, Colgate Palmolive ZAO и другие.

Партнерами Образовательной сессии АБТ стали Kerzner International, HRS.сom, Starwood Hotels & Resorts Worldwide, The Leading Hotels of the World, UTS Group.

Свои доклады представили: руководитель тревел-департамента ФК «Открытие» Мария Сергеева, начальник отдела по работе с корпоративными клиентами авиакомпании «Аэрофлот» Анастасия Шальнова, руководитель направления стратегических закупок организация бизнес-поездок и маркетинговые коммуникации компании ООО «Сименс» Марианна Успенская.

Модератором мероприятия выступила менеджер группы закупок услуг по организации мероприятий компании Bayer Анжелика Снитко.

В 2013 году во многих компаниях наметилась тенденция к сокращению расходов в сфере тревел. Число командировок растет, но при этом руководство ставит перед сотрудниками тревел-департамента задачу максимально рационально использовать бюджет.

«Если рассматривать соотношение расходов на регулярные деловые поездки, то 58% тревел-бюджета тратится на авиа и железнодорожные билеты, 34% — расходы на проживание, 8% — другие сервисы. Поэтому при планировании бюджета на следующий год стоит обратить особое внимание на отельную программу, — заявила Мария Сергеева. — Чтобы определить сетку расходов необходимо проанализировать реальные затраты за истекший период. Получив статистику, можно приступать к конструированию отельной программы».

Эксперт добавила, что отельную программу всегда нужно составлять для людей. Сотрудник должен чувствовать внимание и заботу, тогда он будет хорошо и с удовольствием работать.

Анастасия Шальнова, выступившая с презентацией «Особенности корпоративного сотрудничества с авиакомпаниями на примере ОАО «Аэрофлот», представила различные типы договоров и формы сотрудничества, которые возможны при заключении корпоративного соглашения, а также структуру взаимоотношений между авиакомпаниями, агентами и клиентами, виды обязательств по договорам и управление ими. Спикер подчеркнула, что корпоративный контракт гарантирует специальные условия, скидки и бонусы в обмен на повышение лояльности.

Вторая часть Образовательной сессии началась с выступления Марианны Успенской, которая представила доклад «Особенности договоров с TMC: ключевые детали».

Спикер отметила, что учесть все нюансы при заключении соглашения с поставщиками невозможно: «Но мы должны стремиться учесть максимально возможное количество деталей. Безусловно, у каждой компании есть своя специфика, свои правила. Формулировки поправят юристы. Но первым делом именно мы, сотрудники, отвечающие за организацию бизнес поездок, берем проект договора и начинаем вносить туда нужные правки. Юристы не могут знать тех тонкостей и деталей работы именно с тревел- агентством, которые мы хотим учесть».

Г-жа Успенская дала практические рекомендации по составлению договора с агентствами делового туризма: «Самое важно — это на этапе тендерного процесса прописать все основные требования к агентству максимально четко, определить условия и сроки оплаты, продуктивность работы агентов и прочие основные факторы. Если ТМС, получив все ваши требования в тендерном задании, подтвердило участие в тендере, то процесс согласования договора пройдет без особых осложнений.

Все заявки, поступающие в тревел-агентство, должны быть выполнены в письменной форме. Целесообразно включать форму заявки в качестве приложений к договору. Лучше всего заранее, еще в тендерном задании, прописать, в какие сроки агентство должно обрабатывать заявки, каким образом проверяется авторизация. Все должно проходить по установленным процедурам».

Анжелика Снитко рассказала слушателям о том, как работать с MICE-агентствами.

«Для чего нужно работать с MICE-агентством? В первую очередь — это консолидация всех услуг у одного поставщика. Естественно, намного удобнее, когда есть один поставщик, с которым я заключу контракт, по которому он будет оказывать свои услуги».

Спикер выделила основные преимущества заключения подобных контрактов, а также привела основные параметры, на которые следует обратить внимание при выборе MICE-агентства.

В рамках Панельной дискуссии участники Образовательной сессии получили множество полезных рекомендаций и смогли задать вопросы. В частности, был вынесен на обсуждение вопрос о том, могут ли сотрудники использовать корпоративные тарифы для личных целей. По словам Марии Сергеевой, бизнес-тревел — это сервис, но всегда нужно учитывать человеческий фактор. Кроме того, билеты и отели (даже забронированные в личных целях) позволяют получить дополнительные объемы, что выгодно при участии компании в программах лояльности.

По единодушному признанию гостей, тема Образовательной сессии очень актуальна.

«Сейчас руководство ставит перед нами задачу сократить расходы, но при этом мы не можем себе позволить держать „в черном теле“ сотрудников. Единственный разумный выход — максимально использовать собственные ресурсы, планировать, анализировать. Участие в Образовательной сессии помогло мне по-новому взглянуть на, казалось бы, очевидные вещи», — отметила Кристина Кривцова из компании Lamoda.

«Я абсолютно согласна с тем, что бизнес-тревел — это сервис, но нужно всегда понимать две вещи: это сервис для людей, и в этой индустрии работают тоже люди. Нужно всегда думать о комфорте сотрудников, даже если необходимо экономить. И второй момент, договора — это зона повышенной ответственности, и иногда лучше сто раз проверить, дополнить, лишний раз спросить, чем получить большие проблемы», — подчеркнула Татьяна Мощагина, руководитель департамента по работе с клиентами компании UTS Group.

В рамках образовательной сессии свои презентации представили компании — партнеры АБТ.

Анна Колебаева из компании Starwood Hotels & Resorts Worldwide познакомила гостей и участников образовательной сессии с программой лояльности Starwood Preferred Guest, которая позволяет получать баллы Starpoints и обменивать их на бесплатные ночи в отелях и перелеты у авиакомпаний-партнеров.

Артем Литвин, представляющий Leading Hotels of the World, рассказал о корпоративных ценах и сервисе call center, который позволяет подобрать наиболее подходящий отель для командировки.

Наталья Нечаева рассказала о программах HRS.сom, которые дают возможность не только наглядно сравнить предложения по организации мероприятий, но и осуществить прямое бронирование.

Ксения Реброва, компания UTS Group, познакомила участников с онлайн-сервисом UTS24.

Следующая Образовательная сессия АБТ пройдет 10 апреля.

Фотоотчет с мероприятия можно посмотреть на странице АБТ в Facebook в разделе «Фотографии» и подразделе «Альбомы» (https://www.facebook.com/ABT.Russia/photos_albums).

Софья Дукорская,
Oлег Aбарников

Фотогалерея: