Образовательная конференция АБТ-ACTE Russia в Екатеринбурге: Доверяй, но проверяй, или как выбрать поставщика
АБТ-ACTE Russia вернулась в Екатеринбург — с образовательной сессией «Закупки в business travel». Конференция прошла 26 ноября 2015 года в отеле «Московская горка».
Накануне, 25 ноября, гости из Москвы, Тюмени, Перми и Челябинска ознакомились с площадками для организации ивентов. Вечером для них был организован коктейль в Novotel Екатеринбург Центр c презентацией, посвященной MICE-возможностями мегаполиса и региона.
Партнерами конференции выступили UTS Group, USTA, Управление по туризму и культуре эмирата Абу-Даби, а также администрация города Екатеринбурга. На одной площадке собрались специалисты по закупкам и организации командировок, тревел-координаторы, эксперты по маркетингу и документообороту, представители компаний MONT, «Энел Россия», «Гипроспецгаз», Уральский турбинный завод, «Уралкалий», «Мегафон», «Б. Браун Медикал», и других.
В рамках первой сессии докладчики рассказали о проведении тендеров на услуги ТМС и гостиничные сервисы, подготовке RFP, критериях оценки поставщиков и особенностях бронирования авиабилетов.
Открыла образовательную сессию Елена Лобанова из компании «Уралкалий». Она озвучила причины, по которым возникает необходимость проведения тендера. Это нарекания в адрес текущего поставщика, несоответствие текущего договора рыночным условиям, новые процедуры в компании, результаты бенчмаркинга. Спикер рассмотрела процесс с точки зрения современного российского законодательства и подчеркнула, что главная цель любого такого конкурса — выбор поставщика, способного предложить оптимально сбалансированное соотношение «цена/качество».
Марианна Успенская, руководитель направления стратегических закупок в сфере организации бизнес-поездок и маркетинговых коммуникаций Siemens, рассказала о подготовке RFP и критериях оценки поставщиков. По ее словам, перед тем, как составить запрос на коммерческое предложение, необходимо тщательно проанализировать рынок и проверить потенциальных партнеров на благонадежность. «Очень важно получить полную информацию о покупателе, четко сформулировать запрос о необходимых сервисах, подробно прописать финансовые условия сотрудничества, подготовить образцы требуемых отчетов, обговорить обязательные статьи договора, а также условия сотрудничества и штрафы», — подчеркнула г-жа Успенская.
Многие компании упускают из виду и другую важную деталь: по бизнес-тревелу лучше подбирать одного поставщика, а по MICE — нескольких. «При подготовке мероприятий возникают такие объемы работы, с которыми один поставщик просто не справится — особенно если оно проходит в „горячий“ сезон. Соберите пул и посмотрите, кто из кандидатов отреагирует быстрее, сделает наиболее выгодное и — самое главное! — оригинальное предложение», — поделилась опытом Марианна.
Живой отклик аудитории вызвало выступление Инны Матягиной из UTS Group, которая рассказала о тонкостях бронирования авиабилетов и предложила участникам конференции несколько практических рекомендаций и упражнений. Она обратила внимание слушателей на тот факт, что стоимость перелета зависит от множества разных факторов: времени вылета, аэропорта, количества пересадок, наличия питания, а также того, покупает ли клиент билет туда-обратно или только в одну сторону. Безусловно, немаловажно, возвратный билет или нет. «Оптимальная цена предлагается за шесть недель до вылета», — уточнила г-жа Матягина. Кроме того, курсы валют в системах бронирования меняются со вторника на среду, поэтому лучше всего совершать покупку во вторник: в этот день из-за торгов авиакомпаний цена достигает нижнего порога.
Опытом своей компании по проведению тендеров на услуги ТМС поделилась с аудиторией Юлия Жогло, менеджер по организации поездок и корпоративных мероприятий «МегаФон». Спикер пояснила, на какие важные моменты необходимо обратить внимание на этапе предварительного отбора поставщика. В первую очередь, это базовые сведения: юридический адрес компании, ИНН, численность сотрудников, количество филиалов, год основания, годовые объемы по транзакциям и клиентская сеть. Далее стоит рассмотреть, насколько агентство отвечает базовым (наличие имплант-офиса, круглосуточная поддержка), а также специфическим (обеспечение визовых услуг, ВИП-залы, трансферы, услуги переводчика) требованиям. «При заключении договора о сервисном обслуживании важно все: сроки обработки запросов, оформление услуг, предъявление претензий, оптимизация расходов на деловые поездки, контроль качества со стороны поставщика. Кроме того, в соглашении должны быть четко прописаны штрафы за несоблюдение его условий», — обратила внимание г-жа Жогло.
Также эксперт подчеркнула, что для оценки того, насколько хорошо работает корпоративный онлайн-инструмент бронирования, недостаточно прочитать отзывы других клиентов. Важно увидеть OBT в действии: например, посетить офис организации, сотрудники которой уже пользуются этим решением. «Стремление как можно подробнее ознакомиться с предлагаемым продуктом — очень важная и правильная тенденция. Она показывает, что корпоративные клиенты перестали слепо доверять всему, что предлагают им ТМС и поставщики», — отметила Екатерина Александрова, исполнительный директор АБТ-ACTE Russia.
Виктор Салин из USTA остановился на подготовке и проведении тендеров на гостиничные услуги для организации командировок и мероприятий с точки зрения отелей. Он отметил, что зачастую гостиницам приходится рассматривать «весьма неопределенные» запросы предложений. «Мы не можем назвать точную дату, тип мероприятия и количество участников, но хотим получить смету прямо сейчас — вот такие мы получаем запросы!» — посетовал спикер.
«Формулируя запрос, нужно понимать, что для вас важнее: размер скидки или конечная цена услуги, — продолжил г-н Салин. — При скидке в 15% стоимость сервиса может быть меньше, чем при 30%, — все зависит от изначальной цены. И уточните, какой именно набор услуг заложен в предложение с большой скидкой. Скрывать свои финансовые возможности нет смысла, особенно если они ниже открытого предложения отеля».
По словам эксперта, идеальная схема работы с поставщиками — «доверяй, но проверяй»: нужно прислушиваться к специалисту, который лучше знает свой объект, и при этом помнить, что за качество мероприятия в первую очередь отвечает заказчик.
Максим Шандаров из Управления по туризму и культуре Абу-Даби рассказал о возможностях эмирата как направления для проведения деловых мероприятий разных форматов. «Мы никогда не рассматривали это направление серьезно, — призналась Александра Бердникова, менеджер по маркетингу компании MONT. — Бытует мнение, что в ОАЭ, кроме развлечений в пустыне, практически нечем заняться. Но презентация г-на Шандарова была настолько подробной, эмоциональной и интересной, что открыла для нас Абу-Даби с новых сторон».
Панельные дискуссии были посвящены способам разрешения конфликтов, возникающих между сторонами при проведении тендеров. Каждый выступающий согласился с тем, что упор следует делать на конструктивный диалог, задавать конкретные вопросы и четко и ясно предоставлять друг другу нужную информацию. «У бизнеса в России существует проблема взаимопонимания, поэтому на подобных мероприятиях развиваются не только навыки эффективных бизнес-коммуникаций, но и взаимовлияние и взаимоуважение. Как сказал Томас Мерфи, бывший председатель правления General Motors, «эффективные коммуникации могут обеспечить и успех... или, по крайней мере, определить его степень», — указала начальник отдела кадров Уральского филиала АО «Гипроспецгаз» в городе Екатеринбург Ольга Ярушникова.
«Мероприятия АБТ-АСТЕ — это всегда высокий уровень организации, насыщенная программа, деловое общение. Формат образовательной сессии — оптимальное решение для увеличения профессиональной компетентности, получения качественных знаний и навыков, проверенных многолетней успешной практикой компаний на тревел-рынке. Для меня было важно услышать не только, что сделать, но и как», — подытожила г-жа Ярушникова.
Конференция завершилась лотереей, во время которой были разыграны ваучеры от UTS Group, билет от Finnair и другие призы. По итогам было решено, что ноябрьская сессия в Екатеринбурге станет ежегодной. «В 2016-м мы соберем делегатов из Екатеринбурга, Перми, Тюмени, Тобольска, Сургута, Челябинска и других городов региона», — поделилась планами г-жа Александрова.
