Не спешите ставить в календарь босса все его встречи — половина из них может быть просто не нужна!
Успех деловых переговоров во многом определяет грамотная подготовка. Причем если речь о проведении встречи в рамках крупного мероприятия, ответственность организаторов возрастает. О, казалось бы, «банальных вещах», которые могут поставить под угрозу встречу и даже будущие партнерские отношения, рассказала Юлия Гусева из «Лаборатории Касперского» на образовательном семинаре АБТ-ACTE Russia «Деловые переговоры в жизни персональных ассистентов», который прошел 27 октября в отеле «Савой».
«С чего же начать организацию переговоров в рамках крупного ивента? Конечно же, с планирования календаря руководителя с учетом программы мероприятия, — сама ответила на свой вопрос Юлия. — По своему опыту могу сказать, что лучше назначать приемы утром, потому что вечером, после насыщенного дня, вряд ли кто-то найдет силы на обсуждение важных вопросов. Ну или же эффективность переговоров будет очень низкой. При этом нужно помнить, что желаемое время партнера или клиента в приоритете».
Другой важный нюанс — указание в приглашении точного времени и часового пояса места встречи. «К примеру, ваши коллеги в Турции или Арабских Эмиратах без этого уточнения могут все перепутать».
За 15-20 минут до появления участников переговоров лучше вызвать технического специалиста и проверить оборудование. Делать это при директорах значит потерять время, поскольку обсуждать деловые вопросы при посторонних они явно не станут.
«А теперь представьте, что кто-то из гостей решил отменить или перенести переговоры, — обратилась к аудитории г-жа Гусева. — Это может произойти утром, днем или ночью. Ваша задача — среагировать четко и оперативно. Для этого вам понадобится мобильный телефон ответственного за площадку — человека, которому вы можете позвонить в любое время суток и предупредить, скорректировать задачу и так далее — вопросы могут возникнуть абсолютно неожиданные».
Но не спешите ставить в календарь босса все переговоры, предупредила слушателей Оксана Костюк, помощник вице-президента компании Parallels. В своей презентации «Продуктивная встреча: как укротить хронофага» эксперт поделилась неожиданными цифрами: оказывается, из 9 рабочих часов 4-6, которые занимают совещания, тратятся впустую. Данные были получены в ходе исследования компании Microsoft.
Алек Маккензи, известный эксперт по тайм-менеджменту, приводит похожие результаты: без толку проходят 5 из 10 рабочих часов, а в год это — 220-250 часов. То есть, с одной стороны, встреча — инструмент для решения деловых вопросов, но с другой — настоящий «пожиратель времени».
«Оказывается, часто мы работаем „в ноль“ — с результатами международных исследований не поспоришь. Но можно сократить бесполезное время», — сказала Оксана.
Во-первых, прежде чем поставить в расписание встречу, необходимо задать себе вопросы: могу ли я звонком решить этот вопрос? Достаточно ли какого-то электронного письма? А служебной записки? Вебинара или видеоконференции? «Если при получении запроса на все эти четыре вопроса ответ „нет“, я ставлю в календарь руководителя эту встречу. Но если хотя бы на один из них ответ „да“, то я провожу ее сначала в режиме звонка или письма. И только потом, при отсутствии решения, ставлю в расписание босса», — поделилась опытом эксперт.
Другой способ определить, насколько необходимы переговоры, — предварительно собрать со всех потенциальных участников материалы о проделанной работе. И тогда принять решение о проведении совещания.
Итак, встреча организована, все в сборе, но как сделать ее продуктивной? Чтобы после нее руководитель не сказал вам: «А зачем это было?»
Во-первых, использовать шаблоны повестки совещания. «Я отправляю всем делегатам конкретную ссылку на страничку в интернете и меняю данные в ней в режиме онлайн. Обновлять информацию в программе Excel неудобно и часто невозможно из-за отсутствия единого сервера, — поделилась Оксана. — Подойдут даже Google Docs, хотя нужно помнить, что во многих крупных компаниях это офисное приложение запрещено».
Помогает при организации переговоров правило
Причем ассистенту нужно быть готовым контролировать ход обсуждения во время встречи. «Уверена, что вы, как никто другой, страдаете от полета мысли некоторых участников переговоров. Если вовремя и грамотно не среагировать, собрание будет сорвано, — заметила Оксана. — В подобных случаях я обычно предлагаю такому „подрывнику“ организовать с руководителем тет-а-тет».
И обязательна обратная связь с делегатами. Пять вопросов — более чем достаточно, чтобы получить качественный отзыв и скорректировать последующие переговоры.
Чтобы добиться продуктивных совещаний, некоторые компании и вовсе идут на радикальные меры. «В компании Virgin (все вы знаете его основателя Ричарда Брэнсона) отказались от проведения переговоров за столом, — заметила Анастасия Мархай, модератор образовательной сессии и ассистент в компании Orange Business Services, Russia& CIS. — Все встречи там проходят стоя. Эффективность выросла на десятки процентов, потому что в кресле ты расслаблен».
«Один мой руководитель просил, чтобы температура в переговорной была не выше 15 градусов, — добавила Оксана. — То есть мы нагоняли холода в любое время года. Обычно встреча занимала всего около 30 минут! И всегда проходила эффективно!»
О том, как влияет на продуктивность встреч психотип партнера, рассказала уже г-жа Мархай. «Разобраться в этом вопросе нам поможет типология личности Майерс-Бриггс (MBTI), которая появилась в 1921 году и была разработана на основе работ Карла Юнга, — сказала эксперт. — Вам нужно лишь выбрать предпочтительный ответ из пары на следующие вопросы: откуда вы получаете энергию, как и какую информацию усваиваете лучше всего, как принимаете решения и как претворяете эти решения в свою жизнь».
Первая пара — экстраверты и интроверты. Если вы любите общаться с людьми, фонтанируете энергией, то скорее всего вы — экстраверт. Интроверт, напротив, «сто раз подумает», прежде чем что-то сказать. «Но не стоит путать такое поведение с замкнутостью или стеснением», — заметила Анастасия.
Вторая пара — сенсорики и интуиты. «Вспомним любимых мультипликационных персонажей — Винни-Пуха и Пятачка, — привела пример Анастасия. — Винни-Пух четко прокладывает свой путь, а Пятачок? Здесь он помечтает, тут отвлечется... Когда у Винни-Пуха есть цель — например, забраться к пчелам — он действует по структурированному плану. Но стоит возникнуть форс-мажору, он начинает паниковать, ему сложно отойти от заданных рамок. Перед нами — сенсорик. А вот интуиту проще подстроиться под меняющуюся реальность — он более гибок».
Эти типы можно также сравнить с игроком в гольф и велосипедистом. Гольфист во время игры по порядку подходит к одной лунке, затем к другой, потом к третьей. Велосипедист выезжает на прогулку в парк и видит прекрасную поляну: «Ой, как красиво!» И уже забывает про парк.
Следующая пара — мыслящие и чувствующие, логики и этики. И выбор здесь чаще определяется половой принадлежностью. Большинство женщин — чувствующие (этики), большинство мужчин — чистые логики, практики. Они сохраняют спокойствие и объективность, принимают решения беспристрастно, аналитически.
Последняя пара — рационалисты и иррационалисты. «Вспомните мультик „Алиса в стране чудес“: Алиса попадает в подземелье и как будто плывет по течению, точнее — приключениям, — пояснила эксперт. —И как бы в этой ситуации поступила Мальвина из сказки „Буратино“, у которой все по полочкам?»
Рационалисты делают работу планомерно, по графику. Не расслабляются до тех пор, пока работа не сделана до конца, держат все под контролем. Для иррационалиста сроки — это кандалы. Он учитывает только крайние дедлайны, и в этот момент у него состояние эйфории.
«То, что мы все такие разные, не делает нас плохими или хорошими. Каждый тип особенен по-своему, — резюмировала Анастасия. — Надеюсь, эти знания помогут вам взглянуть на ситуацию с другой стороны и найти подход к каждому партнеру. Зная особенности психотипа своего собеседника, вы сможете контролировать происходящее и нивелировать конфликты. Причем не только на работе, но и в личной жизни».
Лучшие площадки для проведения деловых встреч и мероприятий представила уже Софья Винокурова, руководитель отдела продаж The Leading Hotels of the World. Организация существует больше 85 лет и объединяет независимые отели категории 5* по всему миру.
«На сегодняшний день The Leading Hotels насчитывает 400 отелей в 80 странах. Деятельность ассоциации координируют 25 региональных офисов, в том числе московский, который работает уже более 16 лет, и 12 центров бронирования», — поделилась Софья.
Многие объекты ассоциации считаются историческими достопримечательностями, причем 60% из них располагаются в Европе. Больше всего отелей сосредоточено в Риме и около него. «Все наши гостиницы, в том числе и те, которые состоят в ассоциации, проходят серьезную проверку инспектором-инкогнито, — заметила Софья. — И в год таких проверок около 1,5 тысячи».
За последние четыре года качество портфолио The Leading Hotels значительно улучшилось, добавила эксперт: «Организуя переговоры в одном из наших отелей, вы можете быть уверены в том, что все гости и партнеры точно найдут его на карте города. К вашим услугам — площадки абсолютно разных форматов: небольшие комнаты или залы вместимостью от 200 человек. К слову, в отеле Okura Amsterdam проходили переговоры Дмитрия Медведева в президентском номере, площадь которого — 486 квадратных метров. Это двухуровневые апартаменты с отдельной кухней».
Легендарный Hotel Ritz Paris, также член ассоциации, известен тем, что более 30 лет в нем жила легендарная Коко Шанель — эта гостиница была для нее домом. Сейчас в отеле завершается масштабная реновация. «Мы ждем его открытия в первом квартале 2016 года, — рассказала г-жа Винокурова. — С 16 марта он уже начнет принимать гостей. В Ritz будет воссоздан номер Коко, кроме того, будут предлагаться спа-процедуры на косметике Chanel».
Для постоянных клиентов ассоциация предлагает программу лояльности Leaders Club. Она включает такие опции, как бесплатный завтрак, повышение категории номера, бесплатный Wi-Fi. Также ее члены могут накапливать баллы (аналог бонусный карты авиакомпании).
«Для клиентов московского офиса мы можем проверить загрузку любого отеля The Leading Hotels в режиме реального времени, минуя посредников, — подчеркнула Софья. — В представительстве столицы функционирует и центр бронирования, что бывает редко. И мы придерживаемся паритета цен, то есть обязуемся подтвердить опубликованную на открытых источниках, например, Booking.com, цену».
Увеличить
Самые внимательные слушатели презентации о The Leading Hotels были отмечены подарками. В том числе — ваучером для двоих на два дня в отеле Амстердама.
Также в лотерее были разыграны два билета на игру КВН от Funticket.TV и призы от «Савой» — сертификаты на каждую седьмую бесплатную ночь в отеле бренда на Сейшельских островах, к которым прилагалась скидочная карта на проживание.
Марина Осипова
Источник: buyingbusinesstravel.com.ru