На авось, или Как подготовить сотрудника к командировке

Полагаться на авось, пожалуй, вечный тренд в русском обществе. И в правилах обеспечения безопасности путешествия, к сожалению, мы также до сих пор рассчитываем на этого старого друга лохматых веков. Как показал всероссийский опрос АБТ-ACTE Russia и International SOS, компании, которые работают на территории России, только начинают использовать некоторые мировые практики, чтобы уберечь своих сотрудников в командировках.

Мы уверены, что всегда можем найти командированного за рубежом, но при этом не имеем системы отслеживания и оповещения сотрудников за границей. Мы оцениваем риски в разных странах перед поездкой, но не создаем план действий на случай ЧП и не знаем, как на него реагировать. Стандартным полисом страхования ВЗР (выезжающих за рубеж) мы прикрываем все возможные проблемы, которые, не дай бог, возникнут в чужой стране, а все, что он не покрывает, долго и муторно рассматриваем в индивидуальном порядке, теряя время, деньги и нервы. В сущности, даже для командировок по России некоторые из этих проблем актуальны.

Эксперты Ассоциации бизнес-туризма уверены – комплексная безопасность командированных является одним из трендов бизнес-тревел этого года в России. Чтобы сдвинуть с мертвой точки эту непростую тему, делимся ценными советами, как подготовить сотрудников к командировке и что должна включать в себя корпоративная политика по обеспечению безопасности в поездках.

А стоит ли волноваться?

Поверьте, стоит. Согласно данным всероссийского опроса, который мы провели среди сотрудников 63 компаний, работающих на территории России, в половине случаев отсутствует система согласования поездок, включающая в себя оценку рисков в командировках. Почти 60% компаний не проверяют гостиницы, где должен остановиться командированный. В чрезвычайных ситуациях, которые могут возникнуть в командировке, половина работодателей столкнутся с проблемами, так как не имеют отработанного плана действий на случай ЧП, а почти 2/3 не смогут установить связь со своими сотрудниками из-за отсутствия системы их отслеживания. При этом с политикой снижения рисков в командировках знакомы лишь 20% сотрудников, и только 11% из них проходят специальные тренинги перед деловой поездкой.

Обнадеживает то, что уже появилось понимание важности создания корпоративной политики безопасности в командировках. Более половины компаний оцениваю потенциальные риски в стране, куда отправляют сотрудников. 63% работодателей включают в свои корпоративные политики вопросы обеспечения и сохранения здоровья командированных. Уже что-то. Но все же недостаточно, на наш строгий взгляд. А уж на взгляд мотающихся по миру работников тем более.

И что же делать?

Внедрять комплекс действий по обеспечению безопасности в командировках! По опыту зарубежных компаний, он состоит из четырех основных пунктов, которые включают оценку рисков, подготовку сотрудников и информирование по мере их перемещения, координацию и поддержку во время и после командировки.

• Для начала сотрудник должен ознакомиться с правовым полем, условиями, в которых находится работодатель и работник, их правами и обязанностями.

• Затем нужно узнать как можно больше практической информации о месте назначения. Это может быть информация с сайта МИД РФ или с сайтов внешнеполитических органов других стран, собственные наработки или информация компаний, которые занимаются сбором данных с точки зрения бизнес-тревел, и другие открытые источники, например, мировая карта рисков.

• Третья ступень – это проведение базового тренинга по безопасности. Подобные курсы способствуют подготовке работника к поездке за рубеж в целом: на что стоит обратить внимание, какие риски чаще всего возникают, как вести себя в разных ситуациях. Вам в помощь – видеозаписи открытых вебинаров от International SOS.

• Специализированные курсы нужны не всегда, но обязательны для поездок в страны с высоким уровнем рисков. Как правило, тематика таких тренингов самая разная: действия во время природных катаклизмов, терактов, безопасность для женщин и т.д.

5 советов для работодателя, которые сделают командировки безопаснее

1. Создайте в компании политику по безопасности командировок, которая включает оценку рисков и лист ознакомления сотрудников с этим документом. Укажите в документе часто посещаемые вашими сотрудниками страны, где есть случаи заражения опасными болезнями, нестабильная криминогенная обстановка, большая вероятность природных катаклизмов. Пропишите превентивные меры на случай чрезвычайных ситуаций: действия при пожаре, теракте, эвакуации из офиса, города, страны, с пояснением обязанностей и ответственности между работниками.

2. Определите уровень риска в стране, регионе, городе, куда направляется сотрудник. Это можно сделать по данным открытых источников, статистики МВД РФ по странам и городам, ежемесячных отчетов Генеральной прокуратуры РФ. Создайте собственную информационную базу об инцидентах с командированными в той или иной стране. Спрашивайте о событиях у зарубежных партнеров и подрядчиков, у которых есть представительства за рубежом. Можно воспользоваться приложением Travel Tracker, где показаны не только глобальные риски в странах и регионах, но даже уровень загрязнения воздуха.

3. Проверяйте безопасность отелей, в которых останавливаются сотрудники. В первую очередь изучите окружение отеля: проводятся ли рядом какие-либо демонстрации, есть ли поблизости государственные объекты и охраняемые учреждения, районы с повышенной криминогенной обстановкой. Исходя из этих данных, узнайте, какие меры по безопасности предпринимает руководство отеля в связи с теми рисками, которые вы обнаружили: есть ли охрана, видеонаблюдение, проверка автомобилей, металлодетекторы и т.д.

4. Информируйте сотрудников перед поездкой о правилах безопасности в командировке и создайте механизм контроля получения информации. Для начала можно составить стандартный опросник из 5-6 вопросов: планирует ли сотрудник пользоваться личным транспортом, имеются ли документы для въезда в страну, необходимые прививки и т.д. Создайте краткую памятку о стране для сотрудников: об основных рисках, ключевых датах, культурных и религиозных особенностях. Проведите тренинг по правилам поведения в стране в целом, если она имеет высокий или экстремальный уровень риска.

5. Узнайте, сколько ДТП случилось за последние три года с вашими сотрудниками, отправляющимися в командировку. Проведите анализ, как, почему и в каких странах они чаще всего имели проблемы на дороге. Обратите внимание не то, что специалисты по безопасности не рекомендуют в поездках пользоваться арендованным автотранспортом: многочасовой полет, время на паспортном контроле, другой часовой пояс, чужой язык, отличные от наших правила, а иногда и противоположное направление движения создают критичную массу факторов, которая может привести к ДТП.

Оказывается, не так все и сложно. К тому же подобная забота о сотрудниках со стороны работодателя сильно мотивирует. И главное, это снижает влияние рисков и вероятность возникновения каких-либо ЧП. А значит, оставляет человеку больше времени и сил на решение поставленных бизнес-задач.