MICE-драйверы: 17 идей, как стимулировать нетворкинг на конференции

Нетворкинг — движущая сила конференций и одна из основных причин, почему люди их посещают. Это подтверждает недавнее исследование Международной Ассоциации выставок и событий (IAEE): 76% опрошенных назвали нетворкинг главным драйвером в принятии решения участвовать в мероприятии или нет.

Обеспечьте гостю возможность завести полезные знакомства – и получите довольного участника, который будет рекомендовать конференцию друзьям и писать восторженные отзывы в сети. Ниже вы найдете 17 идей от компании «Ивентишес», которые помогут участникам больше общаться, больше знакомиться и в итоге покинуть конференцию с улыбкой на лице и десятком новых полезных контактов в кармане.


1. Выделите время

Первое и самое простое, что можно сделать для того, чтобы активизировать нетворкинг, — выделить на это время в загруженном расписании.

В мае этого года в Джакарте проходила международная конференция по криптовалютам Blockchain INDO. За неделю до конференции организаторы узнали, что c 12.00 до 13.00 у индонезийцев час молитвы. Где бы они ни находились, они обязаны молиться. Пришлось срочно менять расписание и делать двухчасовой перерыв с 12.00 до 14.00: час на молитву и час на обед.

«Поскольку конференция была международной, то часть участников удалилось на молитву, а остальные не стали терять время даром и устроили нетворкинг, - рассказывает CEO CryptoEvent Николай Волосянков, — после конференции к нам подходили люди и говорили, что это были очень продуктивные два часа: они были потрачены на знакомства, посещение выставки в спокойном темпе и общение».

2. Темы для начала разговора

Первое, на что обращают внимание участники конференции при встрече друг с другом, — это бейджи. Почему бы не сделать их помощниками в нетворкинге?

Спросите участников при регистрации, на какие три темы им интересно общаться, и добавьте эту информацию прямо на их бейдж. Так делают, например, организаторы мероприятия Google’s ORD Camp: крупный шрифт, видный издалека, звездочки для постоянных участников, город, откуда прибыл гость, а также три темы, которые носитель бейджа будет рад обсудить.

3. Цветовая дифференциация бейджей

Продолжая тему бейджей: на мероприятиях часто используют разные цвета бейджиков для разных категорий: участники, докладчики, организаторы. А что, если пойти дальше? Цвет можно использовать для организации импровизированных активностей: специальная встреча для обладателей бейджей определенного цвета или бесплатный кофе, если он будет выпит вместе с носителем парного бейджика!

4. Список встреч в приложении

Если вы используете приложение для мероприятия с функционалом нетворкинга, заранее отправьте всем участникам конференции письмо с приглашением зарегистрироваться в приложении и назначить встречи.

Поощрите подарком самых активных, например, тех, кто инициирует или подтвердит больше 10 встреч. Не забудьте выделить для общения отдельное время в программе (см. п.1) и позаботиться, чтобы приложение установили как можно больше участников.

5. Свидания по интересам

Помогите участникам найти собеседника на основе общих интересов, сферы деятельности или города, откуда они приехали. Например, на мероприятии At C2 Montréal для участников устраивают «свидания по интересам», где они могут познакомиться и поделиться знаниями.

Участники заполняют профиль в приложении мероприятия, указывая, какими знаниями они могут поделиться и что хотели бы узнать, выбирают желаемое время и место для встречи. Организаторы оставляют слоты в расписании для общения и выделяют специальные зоны. Это не всегда диванчики или столики. Как вам, например, свидание по интересам на колесе обозрения?

6. Рекомендации по нетворкингу

Когда участники регистрируются на конференцию впервые, отправьте им письмо с рекомендациями, как извлечь из мероприятия максимум возможностей для завязывания полезных знакомств.

Включите в список и рекомендации общего плана, например, авторизоваться в мобильном приложении и заполнить профиль, и специфические традиции вашей конференции. Будет здорово также рассказать о популярных барах и кафе поблизости от места проведения, где тусуются участники. Организаторы «Больших дизайн-выходных» в Самаре добавили рекомендации что смотреть и где зависать с коллегами, в специальный раздел мобильного приложения. И кто знает, сколько полезных знакомств в неформальной обстановке, это принесло.

7. Тематические встречи

Не все участники готовы сразу встречаться тет-а-тет, для некоторых комфортнее будут встречи групп по интересам. Например, на конференции The South by Southwest (SXSW 2018) были организованы самые разные встречи для участников: начиная с «встречи для тех, кому еще нет 25» и заканчивая «встречей для тех, кто впервые на SXSW». Такие встречи предлагают идеальное пространство для налаживания связей. Тут есть шанс познакомиться с людьми, которых иначе участники мероприятия могли бы просто не встретить.

8. Площадка для игр

Мероприятие может быть располагающим или не располагающим к общению на многих уровнях, вплоть до того, как организовано пространство. Оформление площадки мероприятия может способствовать общению благодаря элементам геймификации, интерактивному дизайну мест для сидения и активностям, располагающим к взаимодействию. Например, Google на своей традиционной летней конференции для разработчиков этим летом организовал лужайки с гигантскими шашками и дженгой.

9. Speed Dating

Формат быстрых свиданий идеально подходит, чтобы познакомить между собой большое количество людей. Можно использовать классический speed dating, когда одна часть участников сидит за столиками, а другая перемещается между ними, пересаживаясь к новому собеседнику каждые 15 минут.

А можно спланировать бизнес-свидания заранее через приложение, как это сделали участники MICE FORUM SOCHI. Организаторы предложили заранее назначить встречи формата с потенциальными партнерами. Для этого в расписании было выделено двенадцать 15-минутных слота. В итоге к началу конференции у большинства участников уже был составлен и согласован график встреч.

10. Лаунж-зоны от спонсоров

Предложите спонсорам организовать лаунж-зоны для посетителей в своем стиле. Бренды получат возможность презентовать себя, а вы — уютные пространства для разговоров и общения. Например, на ежегодном Sundance Film Festival корпорация Intel устроила «технологичный лаунж» с дискуссионной площадкой, развлечениями в виртуальной реальности и вполне реальными коктейлями.

11. Пре-пати

Еще одна простая идея для активизации нетворкинга на конференции с большим количеством иногородних участников — забронировать хороший ресторан и пригласить всех приехавших заранее на «пре-пати». Как это сделали, например, организаторы Baltic Digital Days.

«Если участник приехал за общением, он обязательно пойдет туда, куда его зовут орги. Хоть это и неофициальная программа. Если у вас нет сил и энергии делать полноценное препати для знакомства участников перед докладами, это хороший выход», — рассказывает Дмитрий Шахов, организатор конференции.

12. Игральные карты

Идея для небольших мероприятий до сотни участников. Дайте каждому гостю при регистрации игральную карту. Во время кофе-брейка предложите найти участников с картами того же номинала (двойки, десятки, дамы и т.д.) и всем познакомиться. Для дополнительной мотивации можно вручить призы четверке, которая первой справилась с заданием.

13. Только для групп

Вместо кофе-брейка организаторы одного из мероприятий TED Conferences устроили для участников пикник на живописной зеленой лужайке. Причем корзины с едой выдавались только группам из семи или более участников. Простой способ помочь начать общение и дать участникам шанс познакомиться друг с другом.

14. Спонтанные нетворкинг-активности

Предложите участникам конференции спонтанные активности в перерывах между сессиями. Используйте push-уведомления в мобильном приложении мероприятия, чтобы быстро  оповестить участников и собрать в нужном месте.

Активности, не включенные в программу заранее и заранее не анонсированные, воспринимаются участниками как бонус. Приятно получить от мероприятия больше, чем рассчитывал.

15. Возможность подурачиться

Бывает, что участники мероприятия слишком зажаты и заморожены, чтобы начать активно знакомиться и общаться. Взрослым людям бывает непросто преодолеть стеснение. Но если помочь им на несколько минут почувствовать себя детьми, это растопит лед.

Этот прием используют многие спикеры. Посмотрите, например, на игру в снежки на TED на выступлении Эрика де Грута (веселье начинается с 03:01).

16. Только для новичков

Отдельное мероприятие для «новичков» в преддверии основного мероприятия будет особенно полезно для конференций, которые собирают множество «завсегдатаев».  Благодаря этой возможности те, кто будет участвовать в мероприятии впервые, смогут получить максимальную отдачу и стать полноправным членом сообщества участников конференции.

17. Лото

Напоследок еще одна классическая игра, помогающая наладить коммуникацию между участниками. Хорошо заходит на корпоративных мероприятиях, где основная задача — не найти деловых партнеров, а подружить между собой коллег. Каждый участник конференции получает индивидуальную карточку с набором случайных характеристик. Например, таких:

·         Моложе 25 лет

·         Родился минимум за 1000 километров отсюда

·         Умеет танцевать танго

·         Говорит больше чем на двух языках

·         Работает в компании меньше года

Теперь участник должен найти среди других гостей по одному человеку, подходящему под каждый пункт, и обменять заполненную карточку на особый подарок.