Личные устройства в служебных целях: угроза безопасности или будущее тревел-менеджмента?

В современном мире мобильные устройства стали едва ли не главным атрибутом бизнес-путешественника и неотъемлемым элементом любой деловой поездки. На фоне растущего влияния мобильных технологий и постоянного увеличения объема использования смартфонов и планшетных компьютеров аналитики и специалисты в сфере делового туризма стремятся использовать эти устройства в целях повышения эффективности реализации корпоративной тревел-политики и минимизации расходов и рисков.

Одна из важнейших целей, по мнению большинства участников рынка, — упорядочить мобильные каналы коммуникации и выстроить грамотное управление ими. В частности, как отмечают эксперты, нередко возникает проблема совместимости: многие деловые путешественники предпочитают пользоваться мобильными приложениями и веб-ресурсами, которые могут не соответствовать требованиям корпоративной тревел-политики. В целом, разработка специальной мобильной тревел-программы (прописывающей все нюансы использования мобильных технологий, связи и приложений до, в ходе и после деловых поездок) открывает перед компаниями принципиально новые возможности, которые, однако, сопряжены с рядом сложностей.

В настоящее время многие компании уже не предоставляют сотрудникам, отправляющимся в деловые поездки, мобильные телефоны с корпоративными тарифами на связь. Вместо этого все более популярной становится концепция BYOD (bring your own device), дающая работникам возможность использовать личные устройства для решения бизнес-задач. «Еще не так давно на рынке устройств для корпоративного общения доминировали смартфоны BlackBerry, которые буквально все компании приобретали и раздавали своим работникам, — замечает Мэтт Де Вулф, директор по разработке новых продуктов компании Runzheimer International. — Но за последние пару лет возникло множество новых средств и можно отметить небывалый рост числа специальных программ BYOD».

По данным г-н Де Вулфа, различные варианты BYOD используются по меньшей мере в 50% компаний. Проблема защиты данных и обеспечения конфиденциальности является серьезным поводом для беспокойства, если говорить об использовании личных устройств в служебных целях, однако IT-эксперты и специалисты в области делового туризма указывают на наличие множества инструментов, которые способны гарантировать корпоративную информационную безопасность.

На первый план выходит другая проблема — user experience, т.е. опыт использования и восприятия: в современных компаниях работают технически подкованные молодые люди, важную часть жизни которых составляют телефоны, планшеты и ПК, поэтому они предъявляют определенные требования к уровню и качеству устройств и их задействованию в своей работе. «Если корпоративная политика, касающаяся личного пространства и личной информации работника, жесткая и строгая, не дает ему право выбора и не предоставляет широкие возможности, это неизбежно приведет к претензиям и вообще сложным ситуациям», — подчеркивает г-н Де Вулф.

Политика в отношении BYOD требует оптимизации процессов использования мобильных устройств, а также обеспечения поддержки различных типов устройств, платформ и операционных систем. Кроме того, добавляет г-н Де Вулф, «необходимо отслеживать деятельность работников в этой сфере и обучать их, помогать осваивать все новое, поскольку технологии постоянно обновляются».

Еще одна проблема, связанная с использованием личных или корпоративных устройств в деловых поездках, лежит в финансовой плоскости: кто будет платить за сами устройства, а также за передачу данных с их помощью? «Недовозмещение» расходов может иметь столь же отрицательные последствия, как и «перевозмещение», — уверен г-н Де Вулф. — Если сотрудник действительно часто путешествует и использует мобильную связь в служебных целях, но не получает компенсацию в достаточном объеме, это негативно повлияет на его мотивацию и КПД«. Поэтому важно выстроить систему справедливого, точного и обоснованного возмещения расходов на коммуникацию, учитывая положение работника в организации, его должностные обязанности и географический фактор (с бизнесменами и компаниями из каких городов и стран он поддерживает деловые отношения, куда отправляется по работе).

Согласно результатам онлайн-опроса издания Business Travel News (BTN), 75% компаний возмещают своим сотрудникам убытки, связанные с использованием мобильной связи. При этом ряд фирм накладывают ограничения на денежную компенсацию за передачу данных и общение по телефону.

«Если бизнес-путешественник выходит из зоны обслуживания корпоративного поставщика мобильной связи и попадает в зону роуминга, он может рассчитывать на покрытие стоимости исключительно телефонных разговоров, — рассказывает Валери Фендер, старший тревел-менеджер международной компании-разработчика обучающих программ и систем управления обучением Blackboard. — При этом все разговоры должны быть обоснованы и оправданы деловыми целями. Что касается передачи данных, она совершенно неконтролируема, и мы это не оплачиваем — в зоне роуминга для этих целей мы позволяем использовать только Wi-Fi. Конечно, это вызывает недовольство и сопротивление со стороны работников, но мы руководствуемся соображениями экономии, поскольку были случаи, когда за пару дней приходил счет на $900».

Многие тревел-менеджеры отмечают, что их сотрудники активно используют различные мобильные приложения и инструменты — если не для бронирования, то, как минимум, для управления планами деловых поездок и поиска всей необходимой информации. «95% наших бизнес-путешественников установили на свои телефоны специальные приложения от корпоративной ТМС, и 90% действительно используют его для того, чтобы посмотреть план и маршрут поездки, разобраться в том, что им предстоит делать или подыскать какой-нибудь отель поблизости», — говорит тревел-менеджер компании-мирового лидера кадровой индустрии Manpower Group Дженнифер Зиммерман.

Специализированные мобильные приложения позволяют выполнять такую важную для любой тревел-политики функцию, как отчеты о расходах. Как отмечает г-жа Фендер, «работники всегда хотят использовать удобную возможность составления, отправки и утверждения своих отчетов о тревел-расходах посредством телефона или планшетного компьютера». Большинство специалистов в области делового туризма сходятся во мнении, что использование мобильных приложений существенно снижает риски просроченных платежей или ненадлежащего использования корпоративных кредитных карт.

Одно из пожеланий тревел-менеджеров, касающееся работы мобильных тревел-приложений, заключается в том, чтобы в управляемую тревел-программу можно было внедрить такие сервисы, как рейтинг поставщиков услуг — авиакомпаний, гостиниц, MICE-площадок, компаний по прокату автомобилей и т.п. — и систему отслеживания качества обслуживания клиентов и удовлетворения требований заказчика. По мнению Джека Рейнарта, тревел-менеджера американской производственной корпорации Meritor, подобные мобильные услуги помогут в режиме реального времени оценивать любого поставщика, оперативно анализировать и решать проблемы, возникающие убизнес-путешественника в ходе поездки, а также обеспечат информационное взаимодействие с потребителем и позволят получать обратную связь, реакцию.

Основная задача тревел-менеджеров большинства компаний состоит в том, чтобы обеспечить безопасность, удобство, комфорт и результативность деловых поездок сотрудников, а также гарантировать compliance, т.е. соблюдение бизнес-путешественниками корпоративнойтревел-политики. Аналитики единодушны: использование мобильных устройств и каналов коммуникации предоставляет специалистам отличные возможности для вовлечения сотрудников в тревел-программу, а также оперативной передачи сообщений и информации, касающихся деловых поездок, что значительно повышает уровень compliance и эффективность тревел-менеджмента в целом.

Влада Стеканова, по материалам businesstravelnews.com