Как написать тревел-политику за год — опыт компании ESforce Holding

Написать и внедрить тревел-политику с нуля за год? Это настоящее спортивное достижение, на которое способны немногие! В их числе — Юлия Сиротенко, тревел-координатор киберспортивного холдинга ESforce Holding. Своим опытом она поделилась с участниками образовательной сессии «Итоги года» АБТ-ACTE Russia. Мероприятие прошло в «Swissotel Красные Холмы» 12 декабря.

Киберспорт — соревнования по компьютерным и видеоиграм, признан официальным видам спорта в 16 странах, в том числе и России (в 2016 году). Состязания проходят во всем мире, чаще всего — в США, но также и в Азии и Европе. Самый крупный чемпионат — турнир The International по Dota 2, призовой фонд которого в 2017 году составил $24 млн.

«В прошлом году в холдинге работало около 120 человек, при этом у компании не было ни одного контракта с тревел-поставщиком. Передо мной стояла задача: написать тревел-политику, заключить договоры с авиакомпаниями и отелями, наладить дисциплину среди сотрудников», — поделилась Юлия.

Прежде командированные сотрудники ESforce бронировали отели через Booking.com. «На второй день моей работы в компании ко мне пришел сотрудник со словами: „О, здорово, у нас появился тревел-менеджер! Вот вам мой паспорт, мне нужна шенгенская виза!“ А потом просто ушел. Он думал, что для оформления визы требуется только паспорт».

На этапе формирования тревел-политики Юлия совместно с экспертами из HR-отдела изучила статистику и географию поездок сотрудников. Затем предложила разделить всех путешествующих специалистов на три категории и установить лимиты на размещение в гостиницах и по классу перелета по каждой из них. Также была разработана форма заявки и процедура утверждения командировок, а в тревел-политике пришлось четко прописать возмещаемые и невозмещаемые расходы. «Были среди наших бизнес-туристов и такие, кто думал, что компания возместит им все затраты в командировке — даже покупки в duty-free! А многие к тому же не знали, что по итогам поездки необходимо составлять финансовый отчет», — сказала Юлия.

Спикер подчеркнула, что разработка положения о командировании проходила с опорой на практику других компаний — но при этом с учетом особенностей компании: «В наш холдинг входит множество бизнес-юнитов, и у каждого из них есть право внести изменения в тревел-политику — с целью сокращения тревел-расходов».

Чтобы внедрение прошло гладко, дизайнеры холдинга даже нарисовали мультипликационный фильм с двумя героями: тревел-менеджером и деловым путешественником — ESForce Man. В фильме он все делает правильно — начиная от заполнения заявки на командировку и заканчивая предоставлением отчетности.

«И мы постоянно модернизируем тревел-политику, — подчеркнула Юлия. — Например, недавно добавили в документ пункт о том, что, если сотрудник часто путешествует, он должен оформить второй заграничный паспорт — за счет компании. Я веду тревел-профайл по каждому бизнес-туристу. У нас часто случаются срочные командировки, поэтому необходимо четко отслеживать действующие визы сотрудников в страны Шенгенского соглашения и США». В каждом профиле указаны все номера карт программ лояльности в отелях и авиакомпаниях, ограничения по классу обслуживания и предпочтения по питанию на борту.

Интересно, что в ESforce Holding есть те, на кого действие тревел-политики не распространяется, — это киберспортсмены. «Они летают по совершенно другим правилам. Обычно все поездки для них организует принимающая сторона, но иногда это делаем и мы. Я знаю все их предпочтения: никаких ранних рейсов, долгих пересадок, сложных маршрутов. Кроме того, их необходимо доставить в пункт назначения, несмотря ни на что — дождь, снег, ураган. Мы готовы организовать перевозку даже на оленях и собаках! Ведь согласно правилам, если на соревнования не приезжает хотя бы один член команды, она автоматически выбывает из игры», — пояснила Юлия.

Сейчас в холдинге около 450 сотрудников, и около 70% из них регулярно ездят в командировки. «В будущем мы хотим полностью автоматизировать процесс подачи заявок на командировку. А вот вводить онлайн в ближайшие год-два не планируем — наши путешественники пока не готовы становиться self-booker», — резюмировала Юлия.

Текст: Екатерина Ларина
Источник: http://buyingbusinesstravel.com.ru