Безопасность в деловой поездке: организация и распространенные проблемы

Хотя преимущества системы отслеживания путешественников ясны многим транснациональным компаниям, при ее использовании могут возникнуть определенные сложности. Дьявол кроется в деталях, особенно, когда компании впервые сталкиваются с тем, как отследить процесс совместно со своими ТМС. Этому был посвящен вебинар, проведенный компанией International SOS совместно с Ассоциацией корпоративных управляющих деловыми поездками (Association of Corporate Travel Executives, ACTE).

«Менеджеры интернациональных тревел-программ, использующие несколько служб для поддержки путешественников в отдаленных и зачастую опасных местах, должны быть уверены, что эти службы смогут справиться с возникающими сложностями», — говорит исполнительный вице-президент группы International SOS Тим Даниель.

«Достаточно редко компания имеет только одну ТМС, которая бронирует путешествия по всему миру», — объяснил г-н Даниэль. «Ирония в том, что именно небольшие, не централизованные ТМС бронируют поездки в отдаленные страны мира, которые являются наиболее опасными».

Так, глобальная инженерно-строительная и сервисная компания KBR использует услуги более 20 ТМС для организации и бронирования путешествий в 140 стран. «Когда мы начинаем осваивать новое направление, нашим первым шагом является выход на торги туристических агентств, — говорит директор тревел-департамента KBR Дарси Тейлор. — В нашем запросе предложения (RFP) мы предусматриваем все технические возможности, с помощью которых агентство может организовать связь с риск-менеджмент компанией, чтобы она могла отслеживать передвижение наших сотрудников».

Выбрав агентство по конкретному направлению, представители KBR проводят встречу, на которой присутствует техподдержка как ТМС, так и компании, в зону ответственности которой входит обеспечение безопасности. Они налаживают связь и убеждаются в том, что предоставленные агентством данные могут быть успешно использованы для дальнейшей работы по отслеживанию местонахождения сотрудников, находящихся в командировке, и обеспечения максимально возможного уровня безопасности.

Представители энергетической компании Hess Corp. также отправляются в бизнес-поездки в различные страны мира, в том числе и отдаленные, и не всегда идеально безопасные. Однако, по словам тревел-менеджера Ники Лидс, организация сотрудничает только с одной ТМС.

Она сообщила, что, хотя такие установки помогают избежать ряда проблем, касающихся оперативного предоставления данных о бизнес-путешественниках, отслеживание их перемещений по-прежнему рассматривается на договорной основе. «Это часть нашего соглашения об обслуживании, которое прописано в нашем контракте, — сообщает г-жа Лидс. — В нашей культуре безопасность стоит на первом месте».

Ответ на запрос предложения (RFP) с информацией о возможностях отслеживания путешественника является стандартным для Frosch Travel, агентства среднего звена, которое отмечает, что более 1000 их клиентов и партнеров сотрудничают с International SOS. «В последние полтора года эта тема стала чрезвычайно актуальной, — сообщил директор корпоративных путешествий Frosch Бретт Лесли. — Почти 98% запросов предложения мы получаем от потенциальных клиентов, которые имеют политику тревел-безопасности и управления рисками».

По словам экспертов, одна из наиболее распространенных проблем, возникающих в отдаленных и малоразвитых регионах — изменения в расписании авиарейсов, которые нигде не фиксируются. В результате пассажир на несколько часов «теряется» из систем слежения, если только не поддерживать с ним регулярную связь по телефону. Но, во-первых, это может быть очень дорого, во-вторых, не везде есть хорошая мобильная связь, а в третьих, таких путешественников может быть гораздо больше, чем сотрудников TMC или тревел-департамента компании, в которой они работают, так что они могут просто не успевать осуществлять связь со всеми, кто находится в командировке.

Еще одна проблема заключается в том, что далеко не все сотрудники готовы сами оповещать агентство делового туризма или тревел-координатора собственной компании об изменениях в своих маршрутах, переносах рейсов, использовании альтернативных трансферов и т.д. Необходимо, чтобы бизнес-путешественники осознавали ответственность за безопасность собственной поездки.

Очень важен вопрос, связанный с отслеживанием путешественников при помощи их личных мобильных устройств.

«Мы вынуждены соблюдать законы о частной жизни за пределами Соединенных Штатов, — говорит Дарси Тейлор, — В некоторых странах нельзя вписать номер мобильного телефона в рабочий профиль сотрудника даже в том случае, если сама компания купила ему этот телефон. Нам приходится постоянно работать с юристами, чтобы определить, где в том или ином случае находится грань между заботой о соблюдении безопасности и вмешательством в личную жизнь».

«Когда люди не в беде, они хотят, чтобы никто не трогал их частную жизнь. Но когда они попадают в беду, они хотят знать, почему мы не выяснили, где они были, и ничего не сделали, чтобы помочь им, — говорит Ники Лидс. — Сложность в том, чтобы соблюдать этот баланс». (businesstravelnews.com)