Выездное мероприятие: 6 способов спасти нервы организаторов с помощью приложения

Организуете ли вы межрегиональную конференцию для сотрудников, дилерский слет или пресс-тур для журналистов со всей страны, логистика — одна из самых важных задач и одновременно один из самых больших головняков, уверены наши партнеры из команды «Ивентишес».


Когда они спросили организаторов мероприятий, на что похожа подготовка выездного мероприятия, один из них сравнил ее с игрой «Лемминги». Помните, была такая компьютерная игра, где нужно доставить смешных человечков из точки А в точку Б, никого не потеряв: продумывать маршрут, страховать от неприятностей и решать любые проблемы, которые возникают по ходу? Вот только в отличие от игры, в реальности точек А может быть не одна, да и кроме точки Б, могут быть еще В и Г. Участники выездных мероприятий, как правило, делятся на группы с разными маршрутами и вводными. И, самое важное отличие, как бы тщательно вы ни продумали логистику, всегда что-то может пойти не так.

Застраховаться от всех неприятностей невозможно, но можно серьёзно облегчить участь организаторов и проявить заботу об участниках с помощью мобильного приложения. Есть как минимум 6 способов, как это можно сделать.

1. Важная информация в персональном разделе

Летом 2018 года одна крупная фармацевтическая компания проводила стратегическую сессию для управленческого персонала своих подразделений. Участники конференции прибывали из разных уголков страны. Кто-то добирался самостоятельно, кому-то компания покупала билеты, кто-то летел самолетом, кто-то добирался поездом.

Чтобы облегчить себе жизнь и уменьшить количество вопросов, организаторы добавили в мобильное приложение конференции раздел «Трансферы». Раздел появлялся после того, как участник проходил авторизацию в приложении, и у каждого он был свой. В нём была собрана вся важная информация, касающаяся доставки до места проведения: номера рейсов, время отправления и прибытия, номер электронного билета, порядок организации встречи. На случай нестандартных ситуаций организаторы добавили раздел «Поддержка участников» с контактами ответственных сотрудников.

2. Контент, доступный только определенным участникам

В приложениях «Ивентишес» можно создавать разделы, доступные только определенной группе участников и невидимые для остальных. Эта функция также может облегчить жизнь в вопросах организации логистики.

Например, можно сделать отдельные разделы с информацией по трансферам и проживанию для спикеров и рядовых участников или проявить особую заботу о VIP-гостях. Разделение информации позволяет максимально полно информировать всех участников и избежать ситуации, когда кто-то что-то перепутал и уехал не на своем автобусе, заехал не в ту гостиницу и т.п.

3. Запись на активности или трансфер через приложение

В конструкторе приложений Ивентишес есть модуль «Бронирование». Очень полезный для тех, кто хочет эффективно организовать логистику, экономя свои силы и ресурсы.

Например, одна крупная компания проводила корпоративный фестиваль, посвященный 10-летию работы на рынке. В качестве развлечения для участников были запланированы профессиональные фотосессии в яркой фотозоне. Организаторы хотели так провести съемку, чтобы на каждого участника хватило времени и никто не ушёл без фото на память — и при этом избежать толчеи и очередей возле фотозоны.

В итоге в брендированное приложение фестиваля был добавлен раздел с информацией об активности и возможностью записаться на съемку в удобное время. Количество мест в каждом временном слоте ограничили десятью. На самом мероприятии организаторам оставалось только распечатать списки и отдать их фотографу.

А еще организаторы активно использовали push-уведомления, чтобы напомнить участникам важные моменты программы.

4. Заранее запланированные нотификации

Рассылка push-уведомлений — одна из самых полезных функций мобильного приложения, когда нужно оперативно собрать участников или напомнить важную информацию.

Лайфхак: можно заранее составить план рассылки push-уведомлений организационного характера. Причем для каждой группы участников составить свое расписание. Например, напомнить о времени трансфера в аэропорт или начале экскурсии только тем, кому эта информация сейчас актуальна.

Еще один вариант использования расписания нотификаций — зная расписание рейсов, каждому участнику в подходящий момент прислать приветственное сообщение с вводной информацией.

5. Раздел FAQ и полезные советы

Опытные организаторы, постоянно использующие мобильное приложение на мероприятиях, знают о магии времени, скрытой в разделе FAQ. Стоит только добавить в приложение раздел с типовыми вопросами и ответами, как сразу резко сокращается количество обращений к оргкоманде от участников и появляется больше времени на другие задачи.

Некоторые организаторы идут дальше и добавляют в приложение не только ответы на организационные вопросы, но и советы о том, как и где провести свободное время. Участники чувствуют заботу и внимание, а организаторы спокойны и держат ситуацию под контролем.

6. Push-уведомления на экстренный случай

На случай, когда что-то вдруг пошло не так — экскурсию отменили из-за погоды, время вылета чартера или расписание мероприятия сдвинулось на несколько часов — мобильное приложение дает супер-оружие в дрожащие руки организатора. Push-уведомления.

Отправить нотификацию на смартфоны всем участникам или какой-то группе можно как из панели администратора с компьютера, так и непосредственно из приложения. Открываемость push-уведомлений близка к 100%, что делает их простым и удобным способом предупредить об изменениях в программе и новых вводных абсолютное большинство участников.

Мобильное приложение — таблетка от головной боли организаторов по многим причинам, и помощь с логистикой на выездных мероприятиях — одна из них. Если вы только планируете проведение корпоративной конференции в другом городе или другой стране, подумайте о мобильном приложении, которое станет палочкой-выручалочкой для вас и персональным гидом по мероприятию для участников.